Rätt mötestekniker ger ökad delaktighet

Ledarskapsforskningen visar entydigt att delat ledarskap där olika medarbetare i ett team tar ansvar för olika områden av verksamheten är det mest framgångsrika. Men hur kan vi främja delaktighet i våra arbetsgrupper, och särskilt i samband med möten? Maria Eliasson berättar om ett par mycket effektiva tekniker som kan användas för att facilitera diskussionen och se till att alla får utrymme att bidra.

För att få till äkta delaktighet i ett arbetsmöte med mycket diskussioner, där alla förväntas bidra med innehåll, så behöver den som leder mötet vara neutral till själva sakfrågan som diskuteras. Varför det? Det viktigaste svaret är att den som leder mötet automatiskt har en viss makt, som måste hanteras på ett så klokt sätt som möjligt.

Om man på allvar vill få medarbetarna delaktiga måste ledaren eller chefen i dessa lägen lägga åt sidan de befogenheter att ta beslut som följer med chefs- eller projektledarrollen, och istället kliva in i facilitatorrollen för en stund. Det innebär att det just i det läget inte finns utrymme för att själv säga vad man tycker i frågan. Istället bör man som ledare använda sin röst till att uppmuntra samtliga på mötet att säga sin mening, och därefter hjälpa gruppen att nå konsensus i frågan.

Delaktighet – även för de tystlåtna

Ett enkelt sätt att skapa dynamik i möten är att variera storleken på gruppsamtal. Ibland har vi gemensam diskussion som leds av en facilitator, men det viktigaste är att tänka på att också i olika omgångar dela in i mindre grupper såsom bikupor (2-3 personer) och vanligt grupparbete (4-6 personer).

Även den mest tystlåtna brukar komma till tals om hen bara har en eller två personer att prata med. Ett annat sätt är att jobba med det skrivna ordet. En del har lättare att skriva ned ett förslag, till exempel på en post-it-lapp, än att göra sin röst hörd i en grupp.

Intresserad av att lära dig mer om facilitering? Kolla in vår utbildning!

Hur får jag tyst på pratkvarnen?

De flesta av oss har från gång till annan fått uppleva att vissa personer dominerar alldeles för mycket på möten. De verkar gilla att höra sin egen röst och drar sig inte för att upprepa det de har att säga både en och två gånger. Ganska snart blir det här beteendet väldigt tröttsamt för övriga deltagare, och det minskar definitivt chansen att man ska få ta del av de mer tystlåtnas tankar.
Det fina i kråksången är att de verktyg som funkar för att få de tystlåtna att prata även fungerar lika bra på dem som pratar alldeles för mycket. Om du delar upp gruppen i mindre grupper så får den talföra mindre utrymme att dominera, vilket ger de andra grupperna en chans att delta i mer jämlika diskussioner. Du själv som facilitator bör då se till att uppehålla dig mer vid gruppen med pratkvarnen och styra samtalet så att alla kommer bättre till tals.

Självklart ser du till att skapa nya grupperingar under mötets gång så att inte samma personer blir drabbade av pratkvarnen varje gång! När vi skriver förslag på lappar så kan vi göra det under tystnad, då drabbas ingen.

”Din roll som facilitator är att hjälpa gruppen att samarbeta på bästa sätt den här stunden ni har tillsammans.”

– Maria Eliasson

Avbryt snyggt – och var tydlig

Ibland far diskussionen iväg i något sidospår som upplevs väldigt engagerande för deltagarna på mötet just där och då. Det är viktigt att du som facilitator då axlar rollen fullt ut och hjälper gruppen att komma tillbaka till det som var fokus från början. Det är lättare att göra det om du i starten av mötet har förklarat vilket resultat mötet ska mynna ut i, och dessutom har tydliggjort hur var och en ska bidra till det.

Din roll som facilitator är helt enkelt att hjälpa gruppen att samarbeta på bästa sätt den här stunden ni har tillsammans. Det innebär att du behöver vara neutral till innehållet som diskuteras och att du har ansvar för att ni hinner med det som är planerat. Övriga sidodiskussioner får ni boka annan mötestid för – med rätt deltagare för just den diskussionen. Det kan antecknas direkt på en särskild yta på ett blädderblocksark där du har en P-ruta (parkering) som rubrik för viktiga frågor som behöver tas upp i ett annat forum.

Genom att inledningsvis vara tydlig med din roll som facilitator, får du det lättare att senare, om det behövs, avbryta den som avviker från ämnet och föra tillbaka diskussionen in på rätt spår igen. Den som blir avbruten brukar inte heller ha några problem med detta när facilitatorrollen är tydligt uttalad.

Lyssnartekniker för delaktighet

För att få till en riktigt bra dialog behöver man öka allas lyssnande i gruppen. Dialog handlar om att lyssna och på riktigt ta in vad andra tänker och tycker, samt att själv få dela med sig och känna att man blir lyssnad på av övriga i gruppen. Jämför detta med till exempel en politisk debatt där fokus istället ligger på att föra fram sitt eget budskap. Samtidigt som någon annan pratar i en debatt sitter man själv och tänker ut hur man ska kunna replikera, istället för att koncentrera sig och lyssna fullt ut på vad den andra vill ha sagt.

Dialogen är överlägsen när det gäller att skapa en känsla av delaktighet, och leder i förlängningen till att man vill engagera sig och bidra till utveckling. Med följande tips så får du dessutom mer flyt i samtalet:

• Återge med andra ord: ”Det låter som du säger att…”
• Uppmuntra till att berätta mer: ”Kan du ge ett exempel? Berätta mer…Vad menas med…?”
• Spegla: ”Du säger att (deras ord)”
• Samla idéer: Lista allt som kommer upp utan att ifrågasätta något av det
• Fånga upp: ”Låt oss höra från någon som inte sagt något på ett tag”, ”Hur går dina tankar kring det här?”
• Balansera: ”Finns det andra sätt att se på det här?”
• Skapa utrymme: ”Nu ser du ut som du ville säga något?”
• Avsiktlig tystnad: Ge inte ens ifrån dig ett ”hmm”, utan visa bara med kroppen att du har fullt fokus på talaren (nicka, ögonkontakt etc.)
• Sammanfatta: ”Det låter som vi har fyra olika…” ”De här alternativen har vi lyft såhär långt”
• Hitta en gemensam plattform: ”Det verkar som att några vill…medan andra vill… Men alla har gemensamt att de vill det här, har jag förstått det rätt då?”

Med effektivare möten där allas bidrag tas tillvara, ökar engagemanget och lusten att fortsätta driva sakfrågan som diskuterats, långt efter att mötet tagit slut.

Maria Eliasson
Ledarskapskonsult och certifierad facilitator, STQM

Detta var den andra artikeln av två i vår serie kring facilitering. Missade du den första delen så hittar du den här: Facilitering ger effektivare team.