Effekten av en punka på däcket bör hanteras i egenkontrollen!
Är egenkontroll ett kontroll- eller utvecklingsverktyg? För mig handlar det i första hand om utveckling och för att utveckla behövs information. Här kommer egenkontrollen in som ett verktyg och den är också ”testknappen” för ett kvalitetsledningssystem i verksamheten.
Betydelsen av egenkontroll
Håller vi genomförandeplanerna aktuella? Har vi ett fungerade system för riskbedömning som används? Hanterar vi synpunkts- och avvikelseärenden löpande och lär oss av dem? Har ny personal genomgått introduktion och fungerar fortbildningen som rutinerna föreskriver? Stämmer tidsredovisningen med fakturerat belopp (privata utförare)? Står vi oss bättre i jämförelse med föregående år? Listan kan göras lång men utan svar på frågorna så kan ansvarig ledning inte redovisa status eller planera förbättringar.
Egenkontroll inom hemtjänst ger viktig information inför två vanligt förekommande händelser – verksamhetsuppföljning och upprättande av kvalitetsberättelse eller liknade dokument. Genom att ständigt arbeta med uppgiften så vet ledning och personal vad som fungerar väl och vad som behöver åtgärdas, tillsammans med en plan för det.
Eftersom arbetet med egenkontroll ”aldrig blir klart” utan återkommer varje år, så kan man lika gärna planera in den och fördela den jämt över året. Ge varje mötestillfälle ett fokus som ska belysas och analyseras. APT är ett perfekt tillfälle för dialog i ämnet och för att inhämta information och kanske även pröva en rutin. Naturligtvis leds denna punkt på dagordningen av ansvarig person med syfte att samla in och få kontinuitet i frågeställningen. Det fortsatta arbetet sker sedan i en mindre grupp med ansvariga personer. I större organisationer finns vanligen en kvalitetsansvarig som leder arbetet samt samlar in nödvändig information, men principen är densamma oavsett hur verksamheten är organiserad.
Samverkan som underlättar
Då det finns aktivtiter som gränsar till organisationer utanför sin egen bör man även ta en kontakt med dessa eller på annat lämpligt sätt följa upp dessa. Exempel kan vara samverkan med hemsjukvården, när brukaren går från eget till annat boende, tidsrapportering till uppdragsgivaren, etc. Det centrala är att förstå sin egen kapacitet i kedjan men också hur överlämningen fungerar. I många fall är verksamhetens journalanteckningar A och O, dvs att det finns en relevant notering om överlämningen till mottagande organisation. Utmaningar i gränsövergångar är ingen nyhet och tas även upp i IVOs tillsynsrapport för 2016 under punkten ”Alla har ansvar men ingen tar helhetsansvar”.
Många utförare väljer att ha ett tema för verksamhetsåret vilket är smart, där valt tema med fördel används som en fokuserande del av egenkontrollen. Vilka dessa områden är, beror naturligtvis i första hand på de insatstjänster som brukargruppen har behov av. Alla hanterar inte läkemedel men alla har ett värdegrundsarbete att sköta om, något som genomsyrar i stort sätt allt som verksamheten gör. Har alla fått en aktuell genomgång, förstår syftet och speglar en samsyn?
Vilken risk exponeras brukare och personal för om genomförandeplanen inte är fullständig eller att flera i personalen insjuknar samtidigt? Riskbedömning är viktigt och klokt att träna på. Ett punkterat däck är möjligen trist och besvärligt för den som sitter i bilen. Effekten sträcker sig dock långt vida längre, som i försenat besök hos en eller flera brukare som väntar på hjälp med toalettbesök, mat på bordet, transport av mat och läkemedel, etc. Beroende på planerad insats hos brukaren blir effekten olika, varför riskerna behöver identifieras och graderas i termer som ”sannolikhet” och ”konsekvens”. För vissa scenarion även utvärdera en plan B.
Enligt Socialstyrelsen förskrifter och allmänna råd SOSFS2011:9, är definitionen för egenkontroll:
”Systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem”.
Egenkontrollen är mycket värdefull, bygger personalgruppens utvecklingsförmåga och ökar verksamhetens kvalitet långsiktigt. Egenskaper som torde vara värdefullt för alla involverade, eller hur!
Dan Lindqvist
Verksamhetskonsult, STQM
dan.lindqvist@stqm.com