Effektiva möten - hur bär man sig åt?

Effektiva möten är viktigt för den dagliga verksamheten. Att veta när det är befogat att hålla ett möte eller inte är ofta svårt att avgöra och det blir lätt att man som arbetsgrupp fastnar i en stillastående möteskultur där allt för mycket tid ägnas åt möten med diffus in- och utgång.

Många gånger är det inte svårare än att det helt enkelt är bristen på respekt för planeringen som ett möte faktiskt kräver som orsakar slöseriet med tid. Ett effektivt möte är ett strukturerat möte, ett möte där det finns en tydlig moderator eller mötesledare som driver samtalet framåt och som inte är rädd för att våga bryta ett pågående samtal för att gå vidare till nästa punkt på ordningen.

Nedan följer några av de vanligaste orsaker till varför möten inte blir effektiva:

• De saknar syfte – som ovan nämnt så hålls många möten enbart på grund av en dåligt intränad rutin.
• Det saknas ofta tydliga mål med vad mötet är tänkt att leda till, något som snabbt leder mötet in på villovägar och bidrar till ännu mer slöseri med tid.
• Start- och sluttider för möten respekteras inte i den mån de ska göras. I många fall kan flera minuter spenderas åt att få en projektor att fungera och deltagare kan sitta med något annat fem minuter in i mötet.
• Beslut fattas inte – i många fall avslutas möten utan att ett faktiskt beslut har fattats, något som i många fall skapar skenet av att ännu ett möte behövs för att nå fram till beslutet eller slutsatsen.

Tips på hur du får mer effektiva möten

I många fall kan som sagt målet med mötet vara diffust och resultat likaså, nedan följer därför tips på några avslutande frågor som man kan ta med sig och ställa efter varje avslutat möte:

• Nådde vi målet?
• Höll vi tiden?
• Summera alla beslut
• Repetera nästa steg
• Var alla delaktiga och bidrog?
• Vad det något som inte fungerade?
• Vad kan vi göra bättre nästa gång?

En annan viktig komponent i att få till ett effektivt möte är att se till att kalla rätt personer. I många fall vet inte deltagare varför de är med på mötet från första början och om mötet egentligen bara avser en del av projektet exempelvis, ja då behöver man till exempel inte kalla samtliga deltagare då detta skapar avbrott i deras arbete.

Effektiva möten är viktiga för hela arbetsplatsen och det finns som sagt många enkla knep man kan ta till för att snabbt få bättre struktur på vilka möten som faktiskt är värda att hålla, vad de ska innehålla och vilka som skall delta. Att kunna hålla effektiva möten har i mångt och mycket med time management att göra och precis som med allting annat på arbetsplatsen bör nödvändighet alltid ifrågasättas när det kommer till missbruk av arbetstid.